Directiesecretariaat
Bij het directiesecretariaat vinden niet bepaald je favoriete bezigheden plaats als ondernemer. Ze kosten tijd, maar ze moeten wel gebeuren. Zeker als beginnend ondernemer of ZZP’er komt er veel op je af. Je merkt dat er dingen blijven liggen omdat ze moeilijk zijn af te handelen of simpelweg vervelend zijn. Hoe zou het zijn als deze dingen werden opgepakt door een ervaren directiesecretaris? Iemand die leuk vindt wat jij als lastig ervaart. Hij buigt zich over jouw papierwerk en regelt geruisloos wat je gedaan wilt hebben. Jij hebt minder aan je hoofd en meer tijd voor wat je graag doet. Je werkt nu niet IN je bedrijf, maar AAN je bedrijf. De meerwaarde geeft je voldoening en rust.
Wat ik concreet kan betekenen als Personal Assistant voor Directiesecretariaat
Is dit wat je stoort?
- Je moet alles zelf doen en mist iemand die onder jouw regie een uitvoerende rol vervult m.b.t. de bedrijfsvoering.
- Je mist iemand die post en e-mail op jouw aanwijzing bewaakt, ordent en behandelt.
- Niemand die je helpt met de voorbereiding of screening van belangrijke stukken.
- Lastige zaken met een ambtelijk of juridisch aspect landen op jouw bureau.
- Uitgaande stukken worden niet gescreend op taal- en spelfouten.
- Documenten worden niet gestructureerd beheerd.
- Zelf moeten notuleren tijdens een bespreking.
- In de avonduren ook nog eens zelf de boekhouding moeten doen.
Dit is wat je krijgt
- Structuur in hetgeen betrekking heeft op de bedrijfsvoering als coördinator onder jouw regie.
- Ondersteuning bij alles wat bijdraagt aan de kwaliteit en het succes van je organisatie.
- Opzetten en onderhouden van een relatiebeheersysteem, gericht op de bedrijfsprocessen.
- Gestructureerd beheer van documenten en e-mail.
- Voorbereiding van contracten, aansprakelijkstellingen en andere stukken met juridisch aspect.
- Tekstschrijven voor uitgaande stukken, presentaties, lezingen en sociale media.
- Redigeren van uitgaande stukken ten aanzien van stijl, taalgebruik en correcte spelling.
- Slimme vergadertechniek inclusief actielijst met prioriteiten, memo, voortgangsbewaking en rapportage.
- Ondersteuning bij boekhoudkundige zaken, verzekeringskwesties en incasso.
- Agendabeheer en het organiseren van bijeenkomsten, businessevents, lezingen, workshops, reizen.
En dit is het resultaat
Tijd voor wat je graag doet, rust in je hoofd en voldoening omdat dat je bereikt wat je wilt. Ben je een startende ondernemer, dan coach en ondersteun ik je om succesvol te worden. Met mijn ervaring als directiesecretaris in het bedrijfsleven heb ik genoeg aan een korte instructie. Ik regel dat er tijdig op je bureau ligt wat je nodig hebt ter inzage, bespreking of ondertekening.
Ben je een gevestigde ondernemer, dan heb je door de groei van je bedrijf al taken uit handen kunnen geven, maar zoek je mogelijk iemand die ook coördinerend en coachend optreedt ten aanzien van de medewerkers.
RAAKVLAKKEN
Ik ben gewend dat een directiesecretariaat raakvlakken heeft met kwaliteitsmanagement, personeel en organisatie, alsook communicatie. Ik merk dat ondernemers het prettig vinden om zich te laten bijstaan door een personal assistant die deze disciplines met elkaar weet te verbinden en gemakkelijk wisselt. Afhankelijk van wat wenselijk is ga ik adviserend, initiërend, coachend, coördinerend of uitvoerend te werk. Men ervaart mij als flexibel, veelzijdig, creatief, accuraat, zelfstandig, besluitvaardig en integer.
VIRTUEEL
Het internet biedt de mogelijkheid om veel op afstand te regelen. We hoeven elkaar dus niet dagelijks te zien. Daarom kan ik je tevens van dienst zijn als virtual assistant.
Laat jouw zorg mijn uitdaging zijn
Als persoonlijk assistent en sparringpartner met meer dan 25 jaar ervaring help ik je te excelleren in wat je graag doet. En wat voor jou bijzaak is, zul je bij mij in goede handen weten.
Meld je hier aan voor een vrijblijvend oriënterend gesprek
Met Berend als personal assistant kon ik mijn volledige aandacht richten op een nieuw project.
Als DGA
van een middelgroot bouwbedrijf ligt je focus op techniek. Het bedenken van een oplossing voor de opdrachtgever die je visualiseert met getallen en lijnen is wat je graag doet. In 1997 nam ik Berend in dienst als personal assistant. Aanvankelijk een soort luxe die ik me permitteerde om secretariële zaken op te pakken waar ik zelf niet aan toekwam. Maar al snel was hij niet meer weg te denken binnen de organisatie. In korte tijd was er een directiesecretariaat dat hij geleidelijk heeft ontwikkeld tot kwaliteitsafdeling. De diversiteit van zijn taken groeide, maar Berend kan snel schakelen. Het ene moment is hij bezig met secretariële zaken of communicatie; het andere moment met personeel en organisatie, als vertrouwenspersoon, KAM-coördinator of interne auditor.
Tegenwoordig staat Berend mij desgewenst bij vanuit AltraVista Consultancy. Hij overlegt kort wat de bedoeling is, geeft aan als hij ergens een ander of nieuw idee bij heeft en gaat dan met zijn notities aan de slag. Hij weet voor alles de juiste toon te vinden, ongeacht of het om iets persoonlijks gaat, een juridische kwestie, een verslag, speech, lezing, presentatie of zelfs een website. Waar nodig overlegt hij met betrokken partijen. Als hij het resultaat bespreekt, is het meestal alleen nog een kwestie van wat puntjes op de i. Ter illustratie noem ik de website voor Van Ingen Mediation. Met Berend als personal assistant kon ik mijn volledige aandacht richten op een nieuw project.